Besprechungen leiten und moderieren


Eine Besprechung zu moderieren, ist der Versuch,
das zum Teil Unplanbare durch eine Ablaufstruktur planbar zu machen.

Arbeitsbesprechungen oder Projektsitzungen sind trotz des durch sie verursachten Aufwands (Zeit und Personal) erforderlich, um z. B. Vorschläge zu diskutieren, Problemlösungen zu finden, Entscheidungen zu treffen oder zukünftige Aktivitäten zu koordinieren. Daher ist es wichtig, diese möglichst effektiv und ergebnisorientiert zu moderieren, damit sie nicht zu frustrierenden „Zeitfressern“ oder zu „Arenen ver- baler Selbstinszenierung" geraten.
Das stellt an die für die Moderation bzw. Leitung eines Meetings zuständige Person eine nicht zu unterschätzende Anforderung dar: Bereits in der Vorplanung gilt es zu überlegen, mit welcher Priorität, Zielsetzung und welchem Zeitbudget die einzelnen Tagungsordnungspunkte zu bearbeiten sind und welche Ablaufstruktur sich am besten in Sinne der Ergebnisorientierung eignet. Welche inhaltlichen Hürden (z.B. Beschwerden, Einwände, Meinungsverschiedenheiten) müssen genommen werden, welche gruppendynamischen Prozesse (z.B. Konflikte, offene Rechnungen) und Besonderheiten einzelner Sitzungsteilnehmer/-innen (z.B. Bedenkenträger, langatmiger Redner, Provokateur, Besserwisser) gilt es zu meistern? Wo liegt die Grenze dessen, was im Vorwege geplant werden kann, wann heißt es, aus der Situation heraus spontan zu (re)agieren? Und in welcher Form müssen Ergebnisse gesichert und ggf. weiteren Instanzen vorgelegt werden?
Zielgruppe
Operative Führungskräfte, Arbeitsgruppen- und Projektleiter/-innen bzw. Mitarbeiter/-innen aller Funktionsbereiche, die mit der Leitung von Sitzungen beauftragt sind oder zukünftig sein werden.
Zielsetzung und Nutzen
  • planspielorientierte Simulation von Besprechungssituationen
  • Erarbeitung von Dramaturgien zur strukturierten Moderation von Tagesordnungspunkten
  • Umgang mit störenden Verhaltensweisen von Besprechungsteilnehmern/-innen
Themenschwerpunkte
  • Kriterien erfolgreicher Besprechungen
  • Aufgaben einer Besprechungsleitung, Aufgaben der Sitzungsteilnehmer/-innen (Eigenverantwortung)
  • Themenunabhängige Aspekte einer Besprechung: Priorisierung von Themen, Zielsetzung, Zeitmanagement
  • themenabhängige Moderationsdramaturgien: Präsentation, Diskussion, Ideensammlung, Problemlösung, Entscheidungsfindung, Koordination, Manöverkritik
  • Aktivierung "abgeschlaffter" Sitzungsteilnehmer/-innen
  • Gruppendynamik in Besprechungen: "schwierige" Verhaltensweisen, Einführung und Durchsetzung von "Spiel"-Regeln, Verbesserung des Besprechungsklimas
  • Besprechung von Praxisfällen der Teilnehmer/-innen
  • optional: Berücksichtigung unternehmensbezogener Spezifika (z.B. bestehende Besprechungskultur)
Inhaltliche und wertebezogene Ausrichtung
  • Moderationszyklus und Visualisierungshilfen (nach Klebert, Seifert u.a.)
  • Dramarturgien zur Ablaufstrukturierung von Tagesordnungspuntken (nach Bataillard, Kießling-Sonntag, Laufer u.a.)
  • optional: Stärken-Schwächen-Analyse realer Meetings im Unternehmen und daraus resultierende Schwerpunktsetzung für das Seminar
  • Werteorientierung: Der Erfolg einer Besprechung liegt sowohl in der Verantwortung der Besprechungsleitung (Vorbereitung, Ablaufstrukturierung, Handhabung der Gruppendynamik) als auch in der in der Mitverantwortung der Sitzungsteilnehmer/-innen (Engagement, Vorbereitung, konstruktive Auseinandersetzung).
Methodik
  • Vorbereitungsaufgaben vor Seminarbeginn
  • Impulsreferate, Erfahrungsaustausch, Partner- und Gruppenarbeit
  • Simulation von Besprechungen (Planspiele) inkl. Auswertung (ggf. mit Videofeedback)
  • umfangreiche Seminarmappe und Transfersicherung
  • schriftliche Seminarevaluation
Eckdaten
  • "Inhouse" - in den Räumen Ihres Unternehmens
  • Dauer: 2 oder 3 Tage (je nach Bedarf) a 8 Zeitstunden pro Tag
  • Termine nach Vereinbarung
  • idealerweise bis maximal 10 Teilnehmer/-innen
  • Leitung: Dipl.-Psych. Holger Linzbach
  • Tageshonorar: ca. 1.000,- netto je nach Auftragsvolumen zzgl. Übernahme der Reisespesen
Praxiserprobung an Zielgruppen:
  • Kommunalverwaltungen, Schleswig-Holstein - 2 Worksops (2-tägig): Verwaltungsmitarbeiter
  • ARD-ZDF-Medienakademie, Nürnberg - 1 Seminar (3-tägig): Mitarbeiter aus Technik und Verwaltung
  • Internationaler Bund für Sozialarbeit, Ostharz - 2 Workshops (1-tägig): sozialpädagogische Fachkräfte
  • Westdeutscher Rundfunk, Köln - 5 Seminare (2-tägig): Mitarbeiter aus Technik und Verwaltuing
  • Verbraucherzentrale Bundesverband, Berlin - 3 Seminare (1- bis 2-tägig): Mitarbeiter aus Verwaltung und Beratungseinrichtungen
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